ETR/SEMA

TUTORIAL DE INTRODUCCIÓN PARA EL OPERADOR

Este texto es una introducción al manejo de aplicaciones SEMA/ETR para el usuario. Para seguir estas indicaciones necesitará un programa basado en ETR.

Cuando vea esta imagen:

haga pruebas en el ordenador. No pase al siguiente párrafo hasta entender el procedimiento. Así no se olvidará de como funciona.

Al arrancar el programa se encontrará con el menú principal. Cada opción puede contener otro menú y así sucesivamente. Para elegir una opción se pueden usar las teclas de flechas para mover el cursor y Enter o Intro para seleccionar. Aunque la forma más rápida es pulsar la tecla correspondiente a la letra que aparece resaltada en cada opción. También se puede usar el ratón, pero es más rápido el teclado.

En cualquier momento se puede volver atrás pulsando ESC. Pruebe cada una de las opciones del menú para tener una visión general de las funciones de su programa.

Para empezar vamos a introducir datos en un fichero típico, de clientes. Si su programa no tiene fichero de clientes utilice cualquier otro fichero simple, como pacientes, empleados, máquinas, vehículos, agentes, etc.

Elija la opción Clientes del menú principal y a continuación la opción Añadir.

Muchos ficheros tienen un número que identifica cada ficha. Suele ser automático, aunque se puede modificar.

A cada ficha se le denomina registro, y cada uno de los datos es un campo.

Rellene la ficha, preferiblemente con datos reales. Pulse Enter o Intro para pasar al campo siguiente. Se pueden utilizar las flechas del cursor o el ratón para saltar de un campo a otro y modificar cualquier dato antes de guardar el registro.

Los datos que no necesite o desconozca, simplemente déjelos en blanco o con el valor que aparezca, aunque algunos podrían ser imprescindibles, en cuyo caso el programa le obligará a indicarlos. Puede pulsar F10 o Control-Enter en cualquier momento para guardar una ficha.

NOTA: Hay dos modos de escritura, uno que sustituye los datos al escribir y otro que los inserta entre los caracteres que ya están escritos. Para cambiar de modo se utiliza la tecla Insert.

Cuando se trata de añadir caracteres en un campo lleno, el programa da un pitido y no permite escribir. Asegúrese de que está en modo de sobrescritura si quiere modificar el contenido de un campo relleno.

Introduzca varios clientes con datos diferentes para poder luego practicar formas de búsqueda. No hace falta que complete todos los campos. Más adelante podrá rellenar el resto.

Ahora seleccione la opción Consultas del menú de Clientes. Aparecerá una ficha en blanco. El programa está esperando a que le indique algún dato del cliente que busca. Por ejemplo, lleve el cursor al campo Nombre, escriba parte de alguno de los nombres que haya dado de alta y pulse Enter. Aparecerá el primer cliente que coincida. Ahora se pueden utilizar las teclas F7 y F8 para pasar al siguiente o al anterior. Estas teclas que vamos describiendo aquí figuran en pantalla, ya sea en botones en la parte inferior de las fichas o bien en el menú desplegable, de forma que no es necesario recordarlas, aunque con el uso uno las va memorizando y así se maneja más rápido el programa.

No es necesario escribir el nombre completo pero sí tiene que aparecer exactamente la parte que se busca. Por ejemplo, si busca “fdez.” (con el punto) no aparecerán los clientes que se hayan introducido como “fernández” o incluso los que figuren como “fdez” sin el punto. En cambio, buscando “fdez” (sin punto) aparecerán los que llevan punto y los que no. No es necesario que coincidan mayúsculas y minúsculas ni tampoco las tildes.

También se puede hacer un patrón de búsqueda combinado. Por ejemplo, podría haber muchos clientes buscando “fdez” así que puede añadir más condiciones, como una población en particular. Para poder completar de esta forma la ficha de selección, hay que llevar al cursor de un campo a otro con el tabulador, las flechas o el ratón porque el programa iniciará la búsqueda cuando pulse Enter.

Muchas fichas se pueden imprimir pulsando Alt-F7 o pinchando con el ratón en el botón Imprimir, o se pueden pasar a PDF, procesador de textos u hoja de cálculo.

NOTA: Las combinaciones de teclas, como Alt-F7, Control-F o Mays-F3 se hacen manteniendo pulsada la tecla de cambio (la primera) mientras se pulsa una vez la segunda. Por ejemplo, para pasar un listado a PDF mantenga pulsada la tecla Control y sin soltarla pulse una vez la tecla P.

La tecla Mays se refiere a cualquiera de las dos que se utilizan para obtener una letra mayúscula o un símbolo de los que aparecen en la parte superior de las teclas, no a la tecla de Bloqueo Mayúsculas. Las teclas Mays están a ambos lados del teclado representadas a menudo con una flecha hacia arriba hueca.

La función de modificaciones se utiliza igual que la de consultas, pero permite modificar los datos. Los cambios se guardan cuando se pasa a otra ficha o si se llega al final de la ficha pulsando Enter, o pulsando F10 o Control-Enter desde cualquier punto.

Si se abandona la modificación de un registro sencillo pulsando ESC los cambios que se hayan hecho no se guardarán (esto no sucede en fichas con cabecera y detalle como una factura, por ejemplo).

La función de borrar permite también buscar por cualquier dato. Cada registro seleccionado aparece junto con un menú que permite confirmar la operación. Si se trata de un conjunto de registros, por ejemplo, todos los de cierta provincia, no es necesario ir uno a uno, se puede utilizar la opción “Todos”.

Los registros que se dan de baja no se pueden recuperar. No borre datos si no está seguro. En caso de duda, es mejor dejarlos en el fichero.

Tampoco se pueden borrar registros que figuran en otros ficheros. Por ejemplo, para borrar un cliente que tiene facturas tendría que borrar antes las facturas. Aunque se puede marcar como no disponible para que no aparezca en listados ni búsquedas por nombre.

Para obtener una lista de los clientes puede utilizar cualquiera de las opciones de listado que figuran en el menú. Se diferencian por el orden en que aparecerán los datos. Para el fichero de clientes que estamos utilizando probablemente estarán disponibles solamente dos índices: por código y por nombre. Si elige el listado por código, podrá indicar el rango de códigos que quiere mostrar. Por ejemplo, desde el 33100 hasta el 33799, aunque se puede dejar en blanco para mostrarlos todos.

Si elige el listado por nombre, obtendrá un listado por orden alfabético. Por ejemplo, puede pedir los clientes cuyo nombre empieza por ‘C’ indicando “Desde Nombre C” - “Hasta Nombre CZ”. Para incluirlos todos, se dejan en blanco los límites.

NOTA: Los listados aparecen en un editor y según esté configurado el programa, se podrían modificar. Esto no afecta a la base de datos. Si modifica un listado, cuando pulse ESC, el programa le avisará de que esos cambios se pierden si no los guarda. Se refiere solo al listado, como si fuese un “borrador”, un documento independiente, no a los datos originales.

Utilice las teclas de movimiento rápido para ver la parte deseada del texto: AvPág, RePág, Fin, Inicio, Control-Fin, Control-Inicio. También puede usar el ratón.

No se preocupe por los caracteres especiales que vea en el listado, precedidos de un símbolo “@”. Se utilizan para controlar el formato y no aparecen al imprimir.

Si quiere enviar el listado a la impresora puede pulsar Alt-F7 o de nuevo pinchar con el cursor del ratón sobre el botón correspondiente. Pero muchas veces querrá enviar los datos a otros programas en vez de imprimirlos (procesador de textos, hoja de cálculo, PDF...). Para ello use el menú desplegable Ver.

Ya puede manejar un fichero de datos: añadir registros, consultar los datos almacenados, modificarlos o borrarlos. A continuación veremos como se utilizan estos datos en otros ficheros relacionados.

Para este tutorial vamos a suponer que el programa tiene un fichero de facturas. Una factura corresponde a un cliente. Esto se llama una relación. No es necesario tener dado de alta el cliente de antemano, se puede hacer sobre la marcha.

Si su programa no tiene un fichero de facturas, puede utilizar para las pruebas cualquier otro fichero de movimientos que tenga una relación. Por ejemplo, pedidos, presupuestos, trabajos...

Abra el menú de facturas y seleccione la función Añadir. Si el primer campo es la serie, por ahora déjelo tal cual, páselo pulsando Enter.

Los campos que tienen un valor por omisión, o sea, que ya tienen algún dato antes de escribirlo, pueden ser rápidos porque el cursor no para en ellos sino que salta más allá para ahorrar tiempo. El número de factura suele ser de este tipo porque la numeración de facturas es automática. Para modificar uno de estos datos se puede mover el cursor hacia atrás con la flecha izquierda o bien pinchar en el campo que quiere modificar.

El campo Cliente debe rellenarse con algún código de cliente válido, pero como normalmente no sabemos los códigos, se permite escribir algunas letras del nombre. El programa le avisará de que lo que ha escrito no es un código de cliente y buscará por nombre, razón social, responsable, etc.

Si solamente hay un cliente con esas letras, se adopta directamente su código, pero si hay más de uno aparece una lista para elegir y el cursor permanece en una casilla en la que puede añadir otros fragmentos de información para refinar la búsqueda. Por ejemplo, puede escribir "pravia ques" para buscar Quesería Artesanal de Pravia, dado que podría tener varios resultados si solo escribe "pravia".

Si es un cliente nuevo puede añadirlo pulsando Mays-F6 (o pinchando en el botón "Añadir"). Pero asegúrese de que no figura ya, quizá escrito de otra forma. El programa normalmente le avisará si repite un NIF registrado previamente.

Luego pasamos al detalle de factura, para indicar cada uno de los productos o conceptos. Con las referencias de producto se aplica el mismo sistema que con los códigos de cliente: si no conoce la referencia escriba parte de la descripción. Si no aparece, añádalo con el botón Mays-F6 (Añadir) o escribiendo al final de la tabla. Pero antes de crear un registro asegúrese de que no existe con otro nombre. Los registros creados doblemente por error se convierten luego en un problema.

También puede elegir un registro a partir de cierta sección del fichero si escribe los caracteres iniciales el código que busca seguidos de dos o más puntos suspensivos, por ejemplo "PLAS02.." le mostrará la lista de productos a partir de esa posición.

Observe como el programa va dando valor por omisión a los datos de cada línea, aunque permite que se modifiquen si es necesario. Por ejemplo, se puede poner un precio distinto del que tienen asignados los productos.

Cuando haya completado las líneas pulse F10 o Control-Enter para pasar al pie de la factura. De nuevo el programa saltará los datos que tienen un valor predefinido, aunque se pueden cambiar.

El menú de facturas funciona igual que el de clientes y los demás. Por ejemplo, se puede modificar una factura sin saber su número, pasando una a una las de cierta fecha hasta encontrar la deseada.

Pruebe a dar de alta varias facturas de prueba con diferentes clientes y familiarícese con el comportamiento del programa modificando, consultando o borrando algunas de ellas. Tenga en cuenta que cuando borra un registro su número quedará vacante. El programa no lo recupera automáticamente, aunque puede reutilizarlo.

Con lo que hemos visto ya estamos en disposición de trabajar. Pero vamos a ver otras funciones útiles.

Consulte una factura cualquiera, lleve el cursor al código de cliente y pulse F2 (o haga doble clic en el código). Aparecerá la ficha del cliente. Esta tecla cambia de función según el contexto. En general se puede asociar a la idea de ampliar datos. Si pulsa de nuevo F2 (o doble clic) en la ficha del cliente, podrá ver las referencias al cliente. Por ejemplo, sus facturas, albaranes, pedidos, etc.

Se puede hacer lo mismo con cualquier otro fichero con relaciones, como ver los movimientos de un artículo, las compras a un proveedor, los presupuestos de un agente, etc.

Cuando termine de probar el sistema de referentes vuelva al menú de facturas y elija la opción Tabla. Deje en blanco los límites para ver todas las facturas. Una tabla permite trabajar con muchos registros al mismo tiempo. Cada línea de la tabla corresponde a una factura. Si quiere ver el registro completo puede pulsar Control-R en esa línea o hacer doble clic en cualquier campo que no haga referencia a otro fichero.

Tenga en cuenta que está accediendo a las facturas que ha introducido en forma de ficha. Cualquier modificación que haga en la tabla, al contrario que cuando escribe en un listado, sí modifica el archivo de facturas. Si prefiere prohibir modificar las facturas desde ahí para evitar errores, se puede configurar el programa de mil maneras. En caso de duda póngase en contacto con soporte técnico.

Se puede pinchar en el nombre de cualquier columna para ordenar por ese dato. Si vuelve a pinchar se invierte el orden, cambiando de ascendente a descendente. También se puede establecer orden y suborden, pinchando sucesivamente en distintas columnas.

Supongamos que no quiere ver todas las facturas en la tabla; que quiere revisar las de cierto agente o las de cierta forma de pago. Pulse F3. Aparecerá la misma ficha en blanco que utilizábamos en consultas o modificaciones. Rellene los campos que quiera usar como selección. Verá como la tabla muestra solamente los registros correspondientes.

Esto lo llamamos filtrar los datos. Si quiere cambiar las condiciones vuelva a pulsar F3 y modifique el patrón. Si quiere desactivar la selección deje en blanco las casillas que había rellenado.

Ahora vamos a cambiar las columnas que muestra la tabla. Pinche con el botón derecho del ratón en la zona de encabezamientos (en los nombres de las columnas) y elija los campos deseados.

Si marca muchos campos aparecerán cortados y quizá tenga que desplazarse de izquierda a derecha para verlos todos. Y si quiere imprimirlos tenga en cuenta la anchura máxima de impresión.

Las tablas se pueden imprimir en cualquier momento pulsando Alt-F7 o pinchando con el ratón en el botón Imprimir. Así, eligiendo el orden, la selección y las columnas de las tablas, puede obtener sobre la marcha listados simples.

También se pueden pasar a una hoja de cálculo o a un fichero PDF con las opciones del menú desplegable Ver. Es habitual pulsar Control-P para pasarlo al visor PDF y desde ahí seguramente tendrá un botón o enlace para enviarlo por e-mail.

Con esto damos por finalizado el tutorial básico. Aunque el SEMA permite muchas otras funciones que agilizan el uso de la aplicación y aumentan la productividad.

Por ejemplo, se puede buscar texto, copiar y borrar bloques, cambiar de tarea sin salir del proceso activo, abrir varias ventanas simultáneamente, crear macros, usar alusiones, etc.

Consulte la ayuda en línea pulsando Control-F1 en cualquier punto del programa sobre el que necesite información.