El sistema VERIFACTU transfiere automáticamente información básica de cada factura emitida a la Agencia Tributaria. Requiere un certificado digital válido correspondiente al emisor de las facturas que hay que informar en la ficha de configuración general del programa junto con su contraseña.
Cuando se crea una factura, se genera simultáneamente un registro VERIFACTU, que luego se transfiere a la AEAT. Independientemente de cuando se haga efectiva la transmisión, que suele tardar unos segundos, los datos de esa factura ya se habrán registrado y el registro XML es inmutable.
Una vez emitida una factura no se pueden modificar serie, número ni fecha. El resto de datos se pueden modificar, pero teniendo en cuenta que los que forman parte del registro VERIFACTU (NIF, Razón social, desglose de IVA, importe) generarían un nuevo registro XML y cada modificación quedará registrada en la AEAT, y deberían ser operaciones excepcionales. El procedimiento habitual en caso de errores será emitir facturas rectificativas. Muchos programas incluyen un botón [Control-R: Rectificar] al pie de factura para agilizar la operación. Las facturas rectificativas deben llevar una numeración propia consecutiva independiente, habitualmente en la serie R, y deben mencionar el número y fecha de la factura que se rectifica. Normalmente incluirán las mismas referencias de productos de la factura original con cantidades negativas para descontar los importes y mantener la existencia correcta.
Se puede cancelar alta de factura, pero no tras imprimirla o generar PDF. No se pueden hacer altas de facturas para cosas como consultar precios, como borrador ni para facturas proforma. Para ello hay que usar un fichero de presupuestos, con series específicas si procede.
Se puede borrar una factura, pero ya estará registrada en la AEAT y su número queda inhabilitado, ya no se podrá hacer otra con ese número. Esto en teoría no debería suceder a menos que se trate de una factura emitida por un error informático, por ejemplo.
Hay que observar el estado VERIFACTU de las facturas y corregirlas en caso necesario. Las facturas pendientes de envío se verán en un color diferente en tablas, y las que se hayan rechazado por errores se muestran en rojo. Una factura rechazada incluirá el motivo tras la casilla "Estado VERIFACTU".
Por ejemplo, el caso más frecuente de rechazo es NIF o razón social incorrectos. La solución es corregir los datos en la ficha de cliente y luego reescribir el código de cliente en la factura para aplicarle los datos corregidos. El programa producirá un nuevo registro VERIFACTU y, cuando se haga la siguiente conexión, la factura pasará a estado "Correcto".
Hay que observar la tabla de anomalías pendientes y marcarlas resueltas cuando proceda.
En caso de error al facturar albaranes, ya no se puede simplemente facturar de nuevo con los mismos números de factura. No se puede sustituir una factura refacturando. Habrá que modificarla o hacer una rectificativa.
Cada cierto tiempo, sobre todo al principio y en caso de incidencias en relación con la facturación, procede cotejar el total de facturas por periodos con los que aparezcan en el portal de la AEAT:
· Durante el periodo de pruebas: https://prewww1.aeat.es/wlpl/TIKE-CONT/SvTikeEmitidasQuery
· Después, una vez en producción: https://www1.aeat.es/wlpl/TIKE-CONT/SvTikeEmitidasQuery
Cuando se haya comprobado el funcionamiento correcto con el servidor de pruebas se puede hacer el paso a servidor de producción con la opción:
Utilidades -> Cambiar a producción VERIFACTU
La declaración responsable que respalda el cumplimiento de la norma por parte del software, está disponible en Ayuda -> Información técnica.